Stop met copy-pasten: waarom handmatige orderverwerking je groei blokkeert

Het is 22:30 uur. Je partner zit op de bank Netflix te kijken, jij zit nog achter je laptop. Je hebt een goed weekend gehad met veel bestellingen. Mooi natuurlijk, maar nu betaal je de prijs.

Je kopieert namen en adressen van je webshop naar het portaal van DHL of PostNL. Ctrl+C, Ctrl+V. Label printen. Volgende. Het voelt als lekker bezig zijn, je bent immers orders aan het verwerken. Maar dit is geen ondernemen. Dit is data overtikken, en het is de grootste reden dat je webshop niet verder groeit.

In dit artikel leg ik uit waarom je orderverwerking automatiseren geen luxe is, maar de manier om je avonden en je groei terug te krijgen.

De bottleneck ben jij zelf

Zolang jij (of je medewerker) voor elke order handmatig iets moet doen, zit er een plafond op. Misschien haal je 20 orders per dag met de hand. Misschien 50 als je snel typt. Maar ga je een keer viral en komen er 200 orders binnen, dan loop je vast.

Daarnaast is handwerk de bron van de meeste ellende:

• De tikfout. Een huisnummer vergeten over te typen. Het pakket komt retour. Kosten: € 6,95 heen, € 6,95 terug, plus een ontevreden klant.
• De voorraadfout. Je verkoopt je laatste exemplaar op Bol.com en vergeet de voorraad in je eigen shop bij te werken. Tien minuten later bestelt iemand anders hetzelfde item. Dubbel verkocht, paniek.

Laat systemen met elkaar praten

De oplossing is simpeler dan je denkt: API-koppelingen. In gewone taal leggen we een digitale snelweg aan tussen je webshop, je vervoerder (Sendcloud of MyParcel bijvoorbeeld) en je boekhoudpakket.

Zodra een klant bestelt, gebeurt dit automatisch:

1. Het verzendlabel rolt direct uit de printer in het magazijn.
2. De klant krijgt zijn track & trace.
3. De voorraad wordt op alle kanalen (shop, Bol, Amazon) bijgewerkt.
4. De factuur staat klaar in je boekhouding.

Jij hoeft alleen nog het product in de doos te doen en de sticker te plakken. Daar komt geen muisklik meer aan te pas.

Hoe wij 10 uur per week bespaarden

Bij retailZ praten we niet alleen over techniek, we gebruiken het zelf. In een van onze eigen webshops deden we de orderverwerking in het begin ook handmatig. “Dat bespaart kosten,” dachten we. We waren elke dag anderhalf tot twee uur kwijt aan administratief geneuzel rond verzendingen.

Toen hebben we onze eigen automatisering voor orderverwerking ingezet. We bespaarden direct 10 uur per week, meer dan een volledige werkdag. Die tijd gaat nu naar marketing en inkoop. De investering in de koppeling hadden we er binnen een maand uit, puur aan bespaarde manuren.

Klaar met copy-pasten

Wil je af van die avonden achter de laptop en foutloos verzenden, dan kunnen we vaak binnen één dag de juiste koppelingen voor je leggen. Bekijk onze integratiediensten en reken uit hoeveel tijd jij kunt besparen.