Budgetteren voor volgend jaar: waar moet je IT-geld heen?

Aan het eind van het jaar worden de plannen voor het nieuwe jaar gesmeed. Als ik dan met ondernemers aan tafel zit, zie ik vaak dezelfde dynamiek. Het marketingbudget is zo gevuld, want iedereen wil meer geld voor Google Ads, TikTok of influencers. Dat levert zichtbaar verkeer op.

Gaat het over het IT-budget voor je webshop, dan wordt het stil. IT wordt nog vaak gezien als een noodzakelijke kostenpost. “Het moet gewoon draaien.”

Dat is een gevaarlijke gedachte. Je webshop is allang geen uithangbord meer, het is de motor van je bedrijf. Bezuinig je op de motor, dan sta je stil langs de kant op het moment dat je gas wilt geven. Dit zijn de posten waar je in je begroting op moet letten.

De vier posten van je IT-budget

Vergeet de algemene post “website-onderhoud”. Splits hem uit in deze vier categorieën, dan houd je grip.

1. Hosting: capaciteit boven prijs. Kijk niet naar de goedkoopste VPS, kijk naar wat je nodig hebt tijdens je piek. Je hosting moet meer doen dan in de lucht blijven: hij moet meeademen met je marketingcampagnes. Reserveer daar budget voor. Een trage shop kost je meer aan gemiste omzet dan die paar tientjes extra hosting.

2. Security en updates: je verzekering. De minst sexy post, maar wel de belangrijkste. Of je nu op Magento (Adobe Commerce) of Shopware zit, updates zijn niet optioneel.

• Beveiliging. Hackers worden handiger. Reserveer budget voor security patches en monitoring.
• Compliance. Wetgeving zoals de WCAG 2.2-richtlijnen wordt strenger. Zorg dat je budget hebt om je shop toegankelijk en compliant te houden.

3. Doorontwikkeling: stilstand is achteruitgang. Veel retailers budgetteren alleen voor dingen die stukgaan. Je moet ook budgetteren voor nieuwe functies. De markt verandert. Misschien wil je komend jaar een loyaliteitsprogramma, een betere checkout of een AI-zoekfunctie. Reserveer ruimte voor vernieuwing, anders haalt de concurrentie je rechts in.

4. Tooling en licenties. De kosten voor SaaS-tools lopen vaak ongemerkt op. Denk aan je PIM-systeem, je WMS (Picqer, Monta), Channable en je e-mailmarketingsoftware. Breng die licentiekosten in kaart. Soms is upgraden naar een hoger abonnement verstandiger dan doorwerken met houtje-touwtje-oplossingen.

De vuistregel: 10 tot 15%

Vanuit onze ervaring bij retailZ hanteren we een vuistregel voor gezonde e-commercebedrijven: reserveer 10% tot 15% van je verwachte online omzet voor technologie en groei.

Schrik je daarvan, bedenk dan dat dit meer is dan alleen kosten. Hierin zitten je platform, je doorontwikkeling, je tools én de optimalisatie. Wie minder dan 5% investeert, is meestal alleen pleisters aan het plakken en bouwt geen waarde op.

Bezuinigen op onderhoud is duurkoop

Ik zie het regelmatig misgaan. Om de winst van dit jaar kunstmatig hoog te houden, wordt er gesneden in het updatebudget. “Die upgrade van Shopware 6.6 naar 6.7 slaan we even over.”

Dat werkt één jaar, misschien twee. Daarna zit je met wat wij technical debt noemen. Je shop raakt verouderd, koppelingen breken en als je uiteindelijk móét updaten, kost het drie keer zoveel tijd en geld. Bezuinigen op de basis is rijden zonder olie te verversen. Het gaat lang goed, tot de motor ploft.

Je jaarplan bespreken

Een begroting is de vertaling van je ambitie, meer dan een Excel-sheet. Heb jij groeiplannen voor volgend jaar, dan kijk ik graag met je mee of je IT-budget voor je webshop daarop aansluit. Van ondernemer tot ondernemer.