PIM-systemen: wanneer is Excel niet meer genoeg voor je productdata?

Vraag een gemiddelde retailer waar de laatste productomschrijving van de nieuwe collectie jassen staat, en je krijgt vier antwoorden. In de back-end van de webshop. In de importsheet van de leverancier. In het bestand wintercollectie_definitief_v3_final.xlsx op de server. En in het hoofd van de inkoopmanager.

Meestal is het een beetje van alles. Bij retailZ noemen we dit dataspaghetti. Met 50 producten kom je ermee weg, maar zodra je groeit, wordt die chaos een rem op je omzet. In dit artikel leg ik uit waarom Excel niet gemaakt is voor retail en wanneer een PIM-systeem voor je webshop nodig wordt.

Wat een PIM is, zonder technische praat

PIM staat voor Product Information Management. Zie het als een kluis waarin de enige waarheid over je producten ligt. Commerciële tekst, wasvoorschriften, vertalingen, specificaties: alles staat centraal in het PIM.

Vanuit die kluis stuur je de data naar buiten. Je webshop (Shopify of Shopware), Bol.com, Amazon en zelfs je kassasysteem halen hun informatie uit die ene bron. Je past dus nooit meer iets aan in de webshop zelf. Je past het aan in de bron.

Het kantelpunt

Ik zie ondernemers vaak te lang doorploeteren met spreadsheets. “Dat kost niks,” zeggen ze dan. Foutieve data kost juist klauwen met geld, denk aan retouren omdat de maatvoering niet klopte. Op drie momenten wordt een PIM een verstandige investering.

1. Meer dan 1.000 producten. Zodra je assortiment de 1.000 SKU’s passeert, wordt handmatig beheer foutgevoelig. Niemand houdt nog bij welke producten verrijkt zijn en welke nog een foto missen. Een PIM geeft je dashboards met de compleetheid van je data.
2. Omnichannel ambities. Verkoop je op Bol.com of Amazon, dan heeft elk kanaal andere eisen. Bol wil “Kleur: Blauw”, Amazon wil “Color: Navy”. In een PIM regel je die vertaalslag automatisch, in Excel is het monnikenwerk.
3. Verkopen over de grens. Ga je naar Duitsland, dan beheer je vertalingen in een PIM centraal. Je ziet direct welk product nog een Duitse beschrijving mist.

Time-to-market: je verborgen winstpakker

De grootste winst van een PIM zit in de snelheid. De nieuwe zomercollectie komt binnen.

• De Excel-manier. Foto’s zoeken in mapjes, teksten knippen en plakken, CSV’s uploaden en foutmeldingen oplossen. Duur: twee weken.
• De PIM-manier. De data van de leverancier wordt ingelezen, je verrijkt de ontbrekende velden en met één druk op de knop staat alles live op al je kanalen. Duur: twee dagen.

Die twaalf dagen verschil zijn twaalf extra verkoopdagen in het hoogseizoen. Dat is directe marge.

Stop met knippen en plakken

Excel is een geweldige rekenmachine en een waardeloze database. Wil je rust in je organisatie en een foutloze webshop, dan is het tijd om je productdata serieus te nemen. Wij werken met systemen als Akeneo en KatanaPIM en koppelen die aan de rest van je landschap.

Benieuwd hoe zo’n single source of truth eruitziet voor jouw winkel? Dan plannen we een demo in en laat ik je zien hoeveel tijd je team kan besparen.